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E-invoicing: factures électroniques et TVA

La facture électronique existe en Belgique depuis près de dix ans (depuis 2004), mais n'a connu qu'un succès mitigé durant les premières années. Pour encourager la facturation électronique, la loi a été modifiée à plusieurs reprises. Un nouveau régime légal de facturation électronique est entré en vigueur en janvier de l'année dernière (2013). Une petite mise au point sur le pourquoi et le comment de la facturation électronique ou 'e-invoicing' s'impose donc.

Dans quels cas pouvez-vous recourir à la facturation électronique?

Le choix appartient au client. Cela signifie que vous ne pouvez délivrer une facture électronique au client que si celui-ci y consent. Dans le cas contraire, vous devez délivrer une facture papier.

L'accord du client peut également être tacite. Il ne doit donc pas consentir expressément à l'utilisation de factures électroniques.

Comment délivrer une facture électronique?

Les factures électroniques peuvent être établies sous n'importe quel format électronique: ubl, xml, finvoice, mais aussi pdf ou word.

Une fois la facture établie sous format électronique, elle doit également être délivrée par voie électronique. A cet égard, plusieurs solutions sont également possibles: envoi d'un e-mail au client avec la facture en pièce jointe, stockage sur une clé USB, possibilité de télécharger la facture depuis le site web du fournisseur... Le client doit donc également recevoir la facture par voie électronique: si vous établissez une facture sous forme électronique et que vous l'imprimez ensuite avant de la remettre au client en mains propres ou de la lui envoyer par courrier, cette facture ne sera pas considérée comme une facture électronique.

En tant que fournisseur, vous devez faire en sorte de pouvoir prouver que le client a bien reçu la facture électronique (p. ex. par le biais d'un e-mail avec confirmation de lecture).

Comment garantir l'authenticité d'une facture électronique?

L'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de toutes les factures (tant papier qu'électroniques) doivent pouvoir être garanties.
Qu'est-ce que cela signifie?

L'identité de l'émetteur de la facture doit être garantie (authenticité de l'origine); et

Le contenu de la facture doit correspondre à la réalité, sans que les données ne puissent être modifiées (intégrité du contenu). 

La manière dont l'authenticité et l'intégrité sont garanties, importe peu. Elles peuvent l'être, par exemple, par une signature électronique, par l'apposition d'un filigrane sur la facture ou par l'établissement de la facture au format PDF.

Comment conserver une facture électronique?

Les factures électroniques doivent être conservées pendant sept ans. Les factures relatives à l'acquisition/la construction d'immeubles doivent même être conservées pendant quinze ans.

Le contribuable dispose de plusieurs solutions de conservation:

les factures peuvent être conservées en ligne;

les factures peuvent être enregistrées sur un serveur. Ce serveur ne doit pas forcément se trouver en Belgique, mais il doit être accessible depuis la Belgique;

les factures électroniques peuvent être imprimées et conservées sur papier.

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